Białystok 14.10.2003

 

 

 

 

Podlaski Urząd Wojewódzki

W Białymstoku

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pan

Michał Chajewski

Burmistrz Jedwabnego

Na podstawie art. 86 i 88 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, póz. 1591, z 2002 r. Nr 23, póz. 220, Nr 62, póz. 558, Nr 113, póz. 984 i Nr 214, póz. 1806) oraz art. 7 pkt 3 i art. 25 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. Nr 80, póz. 872 i Nr 128, póz. 1407, z 2002 r. Nr 37, póz. 329, Nr 41, póz. 365, Nr 62, poz.558, Nr 89, póz. 804 i Nr 200, póz. 1688), w dniu 23 września 2003 roku Podlaski Urząd Wojewódzki przeprowadził w podległym Panu Urządzić Miejskim kontrolą w zakresie organizacji i funkcjonowania urzędu i organów gminy. Kontrolą objęto okres bieżącej kadencji organów gminy, tj. od ich wyłonienia do dnia kontroli.

Skontrolowano wybrane zagadnienia dotyczące organizacji pracy Urządu, udostępniania informacji publicznej, organizacji działalności Rady Miejskiej, jej komisji i burmistrza, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, terminowości załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

Ustalenia kontroli, opisane w przekazanym Panu protokole, dają podstawą do stwierdzenia, że podległy Panu Urząd w badanym zakresie funkcjonuje na ogół prawidłowo. Niemniej jednak, obok pozytywnych i zgodnych z prawem działań, objątych tematyką kontroli, w działalności Urządu występowały uchybienia o charakterze organizacyjnym i formalnym oraz nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania prawa, w tym również aktów prawa miejscowego stanowionego przez Radą, a mianowicie:

1) nie powołano sekretarza gminy, co może niekorzystnie wpływać na sprawność funkcjonowania Urządu,

2) przy zawiadamianiu sołtysów o zwołanych sesjach nie przestrzegano art. 37a w.w. ustawy, wymagającego stosowania takich samych zasad jak wobec radnych, tj. przesłania projektów uchwał i innych przygotowanych materiałów,

3) nie opracowano planu pracy Rady Miejskiej na 2003 rok, czym naruszono § 5 ust. l Regulaminu Rady, stanowiącego załącznik Nr l do Statutu Gminy,

4) nie opracowano i nie przedłożono Radzie do zatwierdzenia planów pracy komisji Rady, czym naruszono art. 21 ust. 3 wspomnianej ustawy i § 35 ust. 3 Regulaminu Rady,

5) Komisja Rewizyjna nie zrealizowała określonych w art. 18a ust. l ustawy zadań kontrolnych,

6) skargi Pana Henryka Bagińskiego na działalność kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Jedwabnem załatwione zostały przez Przewodniczącego Rady Miejskiej, podczas gdy

zgodnie z art. 229 pkt. 3 KPA organem właściwym do rozpatrywania skarg na kierownika gminnej jednostki organizacyjnej jest Rada,

7) nie wyznaczono dnia tygodnia, w którym burmistrz przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków po godzinach pracy, czym naruszono art. 253 § 3 KPA,

8) nie ustalono zasad i sposobu postępowania z dokumentacją biurową powstającą w wyniku działalności Urzędu, w trybie określonym w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

9) w indywidualnych sprawach załatwionych z naruszeniem miesięcznego terminu, podanego w art. 35 § 3 KPA, nie stosowano art. 36 zobowiązującego do powiadomienia stron o przyczynie zwłoki i nowym terminie załatwienia,

10) nie ustalono zasad ewidencjonowania protokołów sesji i posiedzeń komisji oraz zasad sporządzania aktów (rozstrzygnięć) komisji do czego zobowiązuje § 45 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r.

Informując o powyższym proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia wskazanych nieprawidłowości.

Jednocześnie informuję, że w ciągu 7 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia może Pan zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen, uwag i wniosków. W przypadku nieskorzystania z tej możliwości, proszę o powiadomienie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków pokontrolnych, w tym o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji, lub przyczynach niepodjęcia takich działań.