ZARZĄDZENIE NR 53/2011
z dnia: 5 września 2011 roku
w sprawie: kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem, wprowadza się:
1) „Zasady kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem”, stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzenia;
2) „Wykaz dokumentów zwiazanych z kontrolą zarządczą”, stanowiący załącznik Nr 2 do zarządzenia”, który będzie stale aktualizowany;
3) „Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej”, stanowiący załącznik Nr 3 do zarządzenia;
4) „Politykę zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem”, stanowiącą załącznik Nr 4 do zarządzenia;
5) „Zasady zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem”, stanowiące załącznik Nr 5 do zarządzenia;
6) „Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej”, stanowiące załącznik Nr 6 do zarządzenia.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu oraz w dokumentach, o których mowa w § 1 jest mowa o:
1) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Jedwabnego;
2) Sekretarzu – należy przez to rozumieć sekretarza gminy Jedwabne;
3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Jedwabnem;
4) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Jedwabne;
5) Referatach - należy przez to rozumieć referaty Urzędu Miejskiego w Jedwabnem.
§ 3. Misją Urzędu jest zapewnienie prawidłowej realizacji wszystkich przewidzianych prawem zadań Burmistrza w sposób pogłębiający zaufanie obywateli do administracji publicznej.
§ 4. Wizją działania Urzędu jest dążenie, aby realizacja powierzonych zadań odbywała się zgodnie z obowiązującym prawem, a usługi świadczone na rzecz klientów Urzędu były najwyższej jakości.
§ 5. Celami strategicznymi Urzędu są:
1) skuteczna i zgodna z prawem realizacja nałożonych zadań;
2) budowanie wizerunku Urzędu jako organizacji przyjaznej klientom, otwartej
na nowe wyzwania w celu poprawy świadczonych usług;
3) funkcjonowanie sprawnego i efektywnego systemu zarządzania Urzędem;
4) systematyczne rozwijanie systemów informatycznych wspomagających pracę w Urzędzie.
§ 6. Zadania Urzędu określają:
1) Regulamin organizacyjny Urzędu;
2) Program działania Urzędu (lub inny dokument), który zawiera kluczowe cele i zadania zaplanowane na dany rok przez referaty Urzędu.
§ 7. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań, podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i teminowy.
§ 8. Kontrolę zarządczą w Urzędzie stanowią również:
1) Kontrola instytucjonalna realizowana przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, itp.;
2) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby zajmujące stanowiska kierownicze w Urzędzie w odniesieniu do podległych pracowników, polegająca w szczególności na: sprawdzaniu prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, prowadzeniu spisów spraw, rejestrów oraz teczek aktowych, a także prawidłowości redagowania pism i stosowania pieczęci oraz pobierania opłaty skarbowej;
3) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, wykonywana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach odrębnych;
4) samokontrola pracownicza, polegająca na kontroli prawidłowości pracy własnej pod kątem zgodności z przepisami prawa, obowiązującymi w Urzędzie procedurami itp. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
§ 9. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej w Urzędzie to:
1) monitorowanie stopnia realizacji ustalonych celów i zadań oraz ocena prawidłowości ich wykonywania;
2) dostarczanie kierownictwu i pracownikom Urzędu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji oraz o występujących nieprawidłowościach, zaniedbaniach, nadużyciach;
3) wskazywanie kierunków prawidłowego działania oraz sposobów likwidacji ewentulanych nieprawidłowości;
4) zapobieganie występowaniu niekorzystnych zjawisk oraz stymulowanie pożądanych zachowań.
§ 10. 1. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej i skutecznej kontroli zarządczej odpowiedzialny jest Burmistrz.
2. Bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w Urzędzie sprawuje, w imieniu Burmistrza Sekretarz.
§ 11. 1. Kierownicy referatów odpowiadają za skuteczne funkcjonowanie kontroli zarządczej w podległych referatach, w szczególności poprzez:
1) realizowanie zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
2) określanie celów i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji;
3) bieżące identyfikowanie i monitorowanie ryzyk zwiazanych z realizacją celów
i zadań;
4) prawidłową realizację ustalonych mechanizmów kontroli, procedur, zasad etycznych oraz zarządzanie ryzykiem w podległych referatach, z uwzględnieniem obowiązujących w Urzędzie Zasad kontroli zarządczej oraz ogólnie obowiązujacych przepisów prawa;
5) bieżącą aktualizację procedur i przekazywanie do Referatu Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych informacji o dokonanej aktualizacji lub wdrożeniu nowej procedury;
6) przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej i dokumentowanie jej w formie kwestionariusza;
7) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej w referacie za prowadzanie spraw związanych z kontrolą zarządczą.
2. Sekretarz oraz kierownicy referatów i pracownicy realizujący poszczególne zadania i procesy monitorują efektywność kontroli zarządczej i poszczególnych jej elementów oraz podejmują lub inicjują działania zmierzające do poprawy funkcjonowania tego systemu.
§ 12. 1. Kierownicy referatów przeprowadzają, z udziałem pracowników, w teminie do 31 stycznia samoocenę systemu kontroli zarządczej za rok poprzedni z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Wzór kwestionariusza samooceny stanowi załącznik Nr 3 do zarządzenia.
2. Samoocena, o której mowa w ust. 1, powinna uwzględniać wyniki monitorowania skuteczności poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym ocenę skuteczności działań podejmowanych w celu zmniejszenia ryzyka do akceptowanego poziomu oraz wyniki przeprowadzonych w referatach kontroli.
3. Kwestionariusze samooceny analizuje Sekretarz. Wnioski z analizy przedstawiane są Burmistrzowi.
§ 13. 1. Wyniki samooceny, o której mowa w § 8, z uwzględnieniem informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji planu wydatków oraz w sprawozdaniach z realizacji działalności kontrolnej Urzędu, systemu zarządzania ryzykiem, monitoringu realizacji celów i zadań, a także z uwzględnieniem innych żródeł informacji, są podstawą do złożenia przez Burmistrza oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni. Wzór oświadczenia stanowi załacznik Nr 6 do zarządzenia. Złożenie oświadczenia może zostać poprzedzone omówieniem wyników samooceny na naradzie Burmistrza i Sekretarza z udziałem kierowników referatów.
2. W przypadku zastrzeżeń do funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej Sekretarz uzgadnia z Burmistrzem plan działań mających na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej. Podjęte w tym zakresie decyzje są przekazywane do realizacji w formie poleceń Burmistrza lub Sekretarza.
§ 14. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi oraz kierownikom referatów Urzędu.
§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązujacą od dnia 1 stycznia 2012 r.
§ 1. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem, wprowadza się:
1) „Zasady kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem”, stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzenia;
2) „Wykaz dokumentów zwiazanych z kontrolą zarządczą”, stanowiący załącznik Nr 2 do zarządzenia”, który będzie stale aktualizowany;
3) „Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej”, stanowiący załącznik Nr 3 do zarządzenia;
4) „Politykę zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem”, stanowiącą załącznik Nr 4 do zarządzenia;
5) „Zasady zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem”, stanowiące załącznik Nr 5 do zarządzenia;
6) „Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej”, stanowiące załącznik Nr 6 do zarządzenia.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu oraz w dokumentach, o których mowa w § 1 jest mowa o:
1) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Jedwabnego;
2) Sekretarzu – należy przez to rozumieć sekretarza gminy Jedwabne;
3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Jedwabnem;
4) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Jedwabne;
5) Referatach - należy przez to rozumieć referaty Urzędu Miejskiego w Jedwabnem.
§ 3. Misją Urzędu jest zapewnienie prawidłowej realizacji wszystkich przewidzianych prawem zadań Burmistrza w sposób pogłębiający zaufanie obywateli do administracji publicznej.
§ 4. Wizją działania Urzędu jest dążenie, aby realizacja powierzonych zadań odbywała się zgodnie z obowiązującym prawem, a usługi świadczone na rzecz klientów Urzędu były najwyższej jakości.
§ 5. Celami strategicznymi Urzędu są:
1) skuteczna i zgodna z prawem realizacja nałożonych zadań;
2) budowanie wizerunku Urzędu jako organizacji przyjaznej klientom, otwartej
na nowe wyzwania w celu poprawy świadczonych usług;
3) funkcjonowanie sprawnego i efektywnego systemu zarządzania Urzędem;
4) systematyczne rozwijanie systemów informatycznych wspomagających pracę w Urzędzie.
§ 6. Zadania Urzędu określają:
1) Regulamin organizacyjny Urzędu;
2) Program działania Urzędu (lub inny dokument), który zawiera kluczowe cele i zadania zaplanowane na dany rok przez referaty Urzędu.
§ 7. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań, podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i teminowy.
§ 8. Kontrolę zarządczą w Urzędzie stanowią również:
1) Kontrola instytucjonalna realizowana przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Kontroli Skarbowej, itp.;
2) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby zajmujące stanowiska kierownicze w Urzędzie w odniesieniu do podległych pracowników, polegająca w szczególności na: sprawdzaniu prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, prowadzeniu spisów spraw, rejestrów oraz teczek aktowych, a także prawidłowości redagowania pism i stosowania pieczęci oraz pobierania opłaty skarbowej;
3) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, wykonywana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach odrębnych;
4) samokontrola pracownicza, polegająca na kontroli prawidłowości pracy własnej pod kątem zgodności z przepisami prawa, obowiązującymi w Urzędzie procedurami itp. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
§ 9. Podstawowe funkcje kontroli zarządczej w Urzędzie to:
1) monitorowanie stopnia realizacji ustalonych celów i zadań oraz ocena prawidłowości ich wykonywania;
2) dostarczanie kierownictwu i pracownikom Urzędu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji oraz o występujących nieprawidłowościach, zaniedbaniach, nadużyciach;
3) wskazywanie kierunków prawidłowego działania oraz sposobów likwidacji ewentulanych nieprawidłowości;
4) zapobieganie występowaniu niekorzystnych zjawisk oraz stymulowanie pożądanych zachowań.
§ 10. 1. Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej i skutecznej kontroli zarządczej odpowiedzialny jest Burmistrz.
2. Bezpośredni nadzór nad funkcjonowaniem kontroli zarządczej w Urzędzie sprawuje, w imieniu Burmistrza Sekretarz.
§ 11. 1. Kierownicy referatów odpowiadają za skuteczne funkcjonowanie kontroli zarządczej w podległych referatach, w szczególności poprzez:
1) realizowanie zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
2) określanie celów i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji;
3) bieżące identyfikowanie i monitorowanie ryzyk zwiazanych z realizacją celów
i zadań;
4) prawidłową realizację ustalonych mechanizmów kontroli, procedur, zasad etycznych oraz zarządzanie ryzykiem w podległych referatach, z uwzględnieniem obowiązujących w Urzędzie Zasad kontroli zarządczej oraz ogólnie obowiązujacych przepisów prawa;
5) bieżącą aktualizację procedur i przekazywanie do Referatu Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych informacji o dokonanej aktualizacji lub wdrożeniu nowej procedury;
6) przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej i dokumentowanie jej w formie kwestionariusza;
7) wyznaczenie osoby odpowiedzialnej w referacie za prowadzanie spraw związanych z kontrolą zarządczą.
2. Sekretarz oraz kierownicy referatów i pracownicy realizujący poszczególne zadania i procesy monitorują efektywność kontroli zarządczej i poszczególnych jej elementów oraz podejmują lub inicjują działania zmierzające do poprawy funkcjonowania tego systemu.
§ 12. 1. Kierownicy referatów przeprowadzają, z udziałem pracowników, w teminie do 31 stycznia samoocenę systemu kontroli zarządczej za rok poprzedni z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Wzór kwestionariusza samooceny stanowi załącznik Nr 3 do zarządzenia.
2. Samoocena, o której mowa w ust. 1, powinna uwzględniać wyniki monitorowania skuteczności poszczególnych elementów kontroli zarządczej, w tym ocenę skuteczności działań podejmowanych w celu zmniejszenia ryzyka do akceptowanego poziomu oraz wyniki przeprowadzonych w referatach kontroli.
3. Kwestionariusze samooceny analizuje Sekretarz. Wnioski z analizy przedstawiane są Burmistrzowi.
§ 13. 1. Wyniki samooceny, o której mowa w § 8, z uwzględnieniem informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji planu wydatków oraz w sprawozdaniach z realizacji działalności kontrolnej Urzędu, systemu zarządzania ryzykiem, monitoringu realizacji celów i zadań, a także z uwzględnieniem innych żródeł informacji, są podstawą do złożenia przez Burmistrza oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni. Wzór oświadczenia stanowi załacznik Nr 6 do zarządzenia. Złożenie oświadczenia może zostać poprzedzone omówieniem wyników samooceny na naradzie Burmistrza i Sekretarza z udziałem kierowników referatów.
2. W przypadku zastrzeżeń do funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej Sekretarz uzgadnia z Burmistrzem plan działań mających na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej. Podjęte w tym zakresie decyzje są przekazywane do realizacji w formie poleceń Burmistrza lub Sekretarza.
§ 14. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi oraz kierownikom referatów Urzędu.
§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązujacą od dnia 1 stycznia 2012 r.
