BIP Gminy Jedwabne

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001, Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z § 1 ust. 3, § 2 ust. 2, § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) zarządza się, co następuje:

§ 1
W Urzędzie Miejskim w Jedwabnem, zwanym dalej „Urzędem” ustala się wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym. Całość dokumentacji należy gromadzić
i przechowywać w teczkach aktowych, a dekretacji na pismach dokonuje się w postaci papierowej.

§ 2
1. Wyznacza się archiwistę zakładowego do pełnienia funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności:
1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw;
2) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie;
3) nadzór nad zarządzaniem dokumentacją nieelektroniczną zgromadzoną w składzie chronologicznym Urzędu;
4) zapewnienie przekazania dokumentacji, o której mowa w pkt 3 do Archiwum Zakładowego Urzędu w trybie i na warunkach określonych w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stanowiącej załącznik nr 6 do w/w rozporządzenia;
5) informowanie kierownika Urzędu o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w Urzędzie;
6) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.

§ 3
1. Przesyłki adresowane do Urzędu podlegają rejestracji w centralnym rejestrze w Kancelarii Ogólnej.
2. Przesyłki, których adresatem jest Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Kancelarii Ogólnej Urzędu z wyłączeniem przesyłek:
a) adresowanych imiennie z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych” lub mających charakter przesyłek prywatnych, które przekazuje się adresatom;
b) stanowiących oferty składane w toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
c) opatrzonych klauzulą „zastrzeżone”, zawierających informacje niejawne, które przekazuje się pracownikowi prowadzącemu sprawy informacji niejawnych;
d) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem;
e) adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego, które przekazuje się kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego,
f) stanowiących oferty w sprawie zatrudnienia składane w wyniku ogłoszenia naboru na wolne stanowisko urzędnicze lub inne oferty składane w wyniku ogłoszonego konkursu.
3. Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez ewidencję ludności i Urząd Stanu Cywilnego, składane są bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego i nie podlegają rejestracji w Kancelarii Ogólnej.

§ 4
1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie, prowadzi się spis spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Spisy spraw, o których mowa w ust. 1 odkłada się do właściwych teczek aktowych zawierających dokumentację spraw zakończonych.
3. Każda teczka aktowa powinna być opisana zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.


§ 5
Przekazywanie akt spraw, dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do Archiwum Zakładowego Urzędu odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, których wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 6
1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 4 do zarządzenia.
2. Zasady podpisywania aktów prawnych, decyzji i pism określa regulamin organizacyjny Urzędu.

§ 7
1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą być udostępnione za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.
2. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego. W celu uwierzytelnienia kopii dokumentu podpisanego certyfikatem kwalifikowanym na jego wydruku należy umieścić następującą treść:
„Stwierdzam zgodność kopii z dokumentem elektronicznym (nr ID……..) podpisanym bezpiecznym podpisem elektronicznym w dniu ……… przez (imię i nazwisko, stanowisko służbowe).
3. Pod treścią uwierzytelnienia należy umieścić co najmniej następujące elementy informacyjne:
1) kto sporządził kopię (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe) uwierzytelniającą;
2) datę sporządzenia wydruku;
3) pieczęć Urzędu.

§ 8
W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Prezesa rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy oraz instrukcja archiwalna.

§ 9
Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom poszczególnych referatów.

§ 10
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam sekretarzowi gminy.

§ 11
Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu od dnia 1 stycznia 2011r.