Białystok, dnia 18 lutego 2004 roku

 

 

 

 

Pan Michał Chajewski

Burmistrz Jedwabnego

 

 

 

WYSTĄPIENIE   POKONTROLNE

Na podstawie art. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 85, póz. 937 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o NIK", Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku skontrolowała wywiązywanie się Urzędu Miejskiego w Jedwabnem z obowiązku udostępniania informacji publicznych w latach 2002-2003.

W związku z kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokóle podpisanym w dniu 12 lutego 2004 roku, Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku, stosownie do art. 60 ust. l ustawy o NIK, przekazuje niniejsze wystąpienie.

Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia wywiązywanie się Urzędu z obowiązku udostępniania informacji publicznych w latach 2002-2003, mimo stwierdzonych uchybień głównie w zakresie nie ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznych (BIP) wszystkich informacji wymaganych przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz, U. Nr 112, póz. 1198).

1.    W Urzędzie podjęto niezbędne działania związane z uruchomieniem i obsługą strony internetowej BIP, tj.:

•  w dniu 12 czerwca 2003 r. zatrudniono wykwalifikowanego pracownika (informatyka) do realizacji całokształtu zadań związanych z systemem informatycznym, w tym zadań określonych ustawą o dostępie do informacji publicznej oraz redagowania BIP. W dniu 30 czerwca 2003 r. upoważniono go także do przekazywania właściwemu ministrowi ds. administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczania na stronie głównej Biuletynu, prowadzenia dziennika i dokonywania w nim zmian. Pierwsze informacje zamieszczono w Biuletynie już 16 czerwca 2003 r.,

•   zlecono Spółce Cywilnej SPEED w Łomży uruchomienie i obsługę strony podmiotowej BIP wybierając ofertę tej Spółki spośród 10 otrzymanych ofert. Kierowano się przy tym głównie bliskością siedziby i serwisu powyższej Spółki oraz dobrą opinią o niej wśród instytucji z powiatu łomżyńskiego. Doborem i zamieszczaniem informacji publicznych na stronie BIP zajmował się samodzielnie informatyk Urzędu. Z braku odpowiedniego sprzętu w Urzędzie, w początkowym okresie, tj. do 31 października 2003 r. do wdrażania BIP wykorzystywał on własny sprzęt komputerowy,

•  w wyniku starań Urzędu, z dniem 31 października 2003 r. oddano do użytku sieć komputerową LAN, którą wykonał Zakład Instalacyjno-Remontowy CURRENT z Łomży wyłoniony w drodze przetargu nieograniczonego.

Łączne wydatki poniesione w związku funkcjonowaniem strony BIP wyniosły w 2003 roku
58.889 zł (rzeczowe - 46.011 zł i osobowe - 12.878 zł). Z kwoty wydatków rzeczowych
32.626 zł przeznaczono na wykonanie sieci teleinformatycznej LAN, l .952 zł na uruchomienie
BIP, 549 zł na miesięczny abonament, 856 zł na uzyskanie dostępu na usługi SDI świadczone
przez TP S.A. oraz 10.028 zł na zakup zestawu komputerowego. Środki            finansowe na ten cel
wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem i przestrzegając przepisów ustawy z 10 czerwca 1994
roku o zamówieniach publicznych (j. t. Dz. U. Nr 72, póz. 664 ze zm.). Kwotę 32.626 zł
rozdysponowano w trybie przetargu nieograniczonego, a pozostałą kwotę wydatków
rzeczowych 13.385 zł - bez stosowania powołanej ustawy, zgodnie z jej art. 6 ust. l pkt 7. Sieć
LAN od 31 października 2003 roku umożliwia pracownikom Urzędu stały dostęp do intemetu,
w tym do BIP na 5 stanowiskach komputerowych, a począwszy od drugiej dekady lutego
2004 r. na 15 stanowiskach, bowiem w ramach realizacji Programu Rozwoju Instytucjonalnego
otrzymano w dniu 10 lutego 20004 r. nieodpłatnie z Ministerstwa Administracji i Spraw
Wewnętrznych 10 zestawów komputerowych, 2 drukarki i l komputer przenośny.
2. Nie zdołano w terminie wymaganym ustawą zamieścić na stronie BIP wszystkich informacji
publicznych wymaganych prawem. Do czasu zakończenia kontroli opublikowano część
informacji publicznych określonych przepisami art. 6 ust. l pkt 1-4 ustawy o dostępie
do informacji publicznej oraz art. 24i ust. 3 i art. 24j ust. 6 ustawy z 8 marca 1990 roku
o samorządzie terytorialnym (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, póz. 1591 ze zm.). Udostępniono:

•  podstawowe informacje o statusie prawnym, organizacji, przedmiocie działalności i kompetencjach, organach, strukturze własnościowej podmiotów reprezentujących i majątku, którym dysponują oraz o trybie działania w zakresie wykonywania zadań publicznych w ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej, sposobie stanowienia aktów prawnych i załatwiania spraw przez Gminę (art. 6 ust. l pkt 2 lit. a-f i pkt 3 lit. a-d ustawy o dostępie do informacji publicznych), w terminie określonym w art. 26 pkt 2 ww. ustawy, tj. na l lipca 2003 roku,

•   oświadczenia majątkowe Burmistrza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych oraz 15 radnych, stosownie do art. 24i ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (w lipcu 2003 roku).

Nie dopełniono zaś obowiązku ogłoszenia informacji dotyczących:

•   statutów i regulaminów szkół gminnych, prowadzonych przez Urząd rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych, a wymaganych art. 6 ust. l pkt 3 lit. a i f ustawy o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z art. 26 pkt 2 ww. ustawy, termin ich ogłoszenia minął l lipca 2003 roku,

•  polityki wewnętrznej, w tym zamierzeń władzy wykonawczej, programów realizacji zadań publicznych (z wyjątkiem strategii rozwoju Gminy) oraz ich realizacji, stanu przyjmowanych spraw, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli, treści wystąpień i ocen organów władz publicznych oraz informacji o stanie Gminy i jej jednostek organizacyjnych, a wskazanych w art. 6 ust. 1 lit. a-c, pkt. 3 lit. e i pkt. 4 lit. a, c i d ustawy o dostępnie do informacji publicznej. Zgodnie z art. 26 pkt l ww. ustawy, termin ich ogłoszenia minął l stycznia 2004 roku,

•  oświadczenia majątkowego Zastępcy Burmistrza oraz oświadczeń i informacji dotyczących działalności i zatrudnienia osób najbliższych, złożonych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika, 14 kierowników jednostek organizacyjnych Gminy oraz 15 radnych w trybie art. 24h ust. l i art. 24j ust. l i 2 ustawy o samorządzie gminnym). Zaniechano również upublicznienia tych materiałów w sposób określony w art. 15 ustawy z 23 listopada 2002 roku (Dz.U. Nr 214, póz. 1806) tj. przez ich zamieszczenie na stronie internetowej (ogłoszono je natomiast na tablicy informacyjnej Urzędu).

Przyczyną tego stanu rzeczy była niewystarczająca znajomość przepisów prawnych przez pracowników, brak odpowiedniego nadzoru ze strony kierownictwa Urzędu, jak też znikoma liczba komputerów, bowiem do 1.07.2003 r. dostęp do BIP był możliwy tylko na trzech, a od 31.10.2003 r. na pięciu stanowiskach. Do zajmowania się sprawami BIP wyznaczono nowo zatrudnionego w Urzędzie informatyka, który mimo bardzo dobrych kwalifikacji, nie posiadał doświadczenia w pracy administracyjnej i nie zapoznał się w wystarczającym stopniu z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej. W związku z czym nie był w stanie dokonywać merytorycznego wyboru informacji podlegających publikacji w BIP. Do końca 2003 roku Urząd nie podjął działań w celu opublikowania na stronie BIP informacji, których termin ogłoszenia upływał l stycznia 2004 roku. Z wyjątkiem jednego telefonicznego wniosku z dnia 21.10.2003 r. o udzielenie informacji na temat aktualnej listy sołtysów w gminie, nie było innych wniosków o udostępnienie informacji publicznych, co świadczy o małym zainteresowaniu mieszkańców Gminy tymi publikacjami.

3.    Urząd zapewnił publiczny dostęp do danych z zakresu finansów publicznych, przewidzianych w art. 11 ust. 2 pkt 3 lit. a i pkt 4 ustawy z 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2003r. Nr 15, póz. 148 ze zm.) oraz w art. 61 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. W Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego oraz na stronie BIP ogłoszono uchwalone przez Radę Gminy budżety na lata 2002-2003, wraz ze zmianami w danym roku. W 2003 roku wywieszono także na tablicy informacyjnej wykaz podmiotów (przedsiębiorców), którym umorzono zaległości podatkowe, stosownie do art. 16a ustawy o finansach publicznych.

4.    Urząd w zasadzie w pełni wywiązał się z obowiązku udostępnienia publikacji urzędowych, określonych w art. 26 ustawy z 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. Nr 62, póz. 718 ze zm.). Udostępniano bowiem Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie w formie książkowej (dysponowano l egz.) oraz elektronicznej (na l stanowisku komputerowym). Nie dysponowano natomiast Monitorami Polskimi B, w których ogłaszane są sprawozdania finansowe spółek akcyjnych i podmiotów gospodarczych. Spowodowane to było, jak wyjaśniono, znikomą liczbą tych jednostek w Gminie oraz oszczędnością środków finansowych. Zbiór przepisów gminnych, o którym mowa w art. 28 ust. 2 powołanej ustawy dostępny był w formie oprawionej (dysponowano wszystkimi numerami dzienników urzędowych województwa podlaskiego, tj. 2002 r. od numeru l do 192 i w 2003 r. od numeru l do 137). Wszystkie uchwały zamieszczono na stronie BIP.

5.    Nie w pełni wywiązywano się z obowiązku udostępniania informacji o środowisku i jego ochronie, stosownie do przepisów art. 19 ustawy z 27 kwietnia 2001 roku Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, póz. 627 ze zm.), bowiem do listopada 2003 r. nie prowadzono w formie ustalonej rozporządzeniem Ministra Środowiska z 17 czerwca 2003 roku w sprawie określenia wzoru publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie (Dz. U. Nr 110, póz. 1058). Dopiero w listopadzie 2003 r. sporządzono odręcznie 2 formularze B dotyczące wydanych zezwoleń na wycinkę drzew oraz formularz E dotyczący przeglądu ekologicznego składowiska odpadów. W okresie objętym kontrolą nikt nie zwracał się do Urzędu w sprawie udzielenia informacji w omawianym zakresie.

Przedstawiając   powyższą   ocenę   i   uwagi   Najwyższa   Izba   Kontroli   Delegatura w Białymstoku wnosi o:

1. Uzupełnienie informacji publicznych, zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej, stosownie do wymogów art. 26 pkt l i 2 w zw. z art. 6 ust. l pkt 1-4 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

2. Ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej oświadczeń, w tym majątkowych oraz informacji dotyczących radnych i pracowników jednostek organizacyjnych Gminy, zgodnie z wymogami art. 24i ust. 3 i art. 24j ust. 6 powołanej ustawy.

3.  Zapewnienie w Urzędzie Gminy dostępu do Monitora Polskiego B.

4. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami informacji i wykazów o ochronie środowiska.

5. Kontynuowanie działań w celu zwiększenia dostępności informacji publicznych na terenie Gminy.

 

Stosownie do art. 61 ust. l ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia ma Pan Burmistrz prawo zgłosić do dyrektora Delegatury NIK w Białymstoku umotywowane zastrzeżenia w sprawie wniosków, ocen i uwag zawartych w tym wystąpieniu. W przypadku nieskorzystania z tego prawa, Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Białymstoku oczekuje od Pana Burmistrza w terminie 30 dni informacji o sposobie wykorzystania uwag oraz o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań.

 

Z poważaniem

 

DYREKTOR DELEGATURY

Najwyższej Izby Kontroli

z up.

Marian Minkiewicz

WICEDYREKTOR